居宅療養管理指導書の作成・送付をAIとRPAで効率化｜導入の流れと活用の広げ方

クリニックでの導入事例から

居宅療養管理指導書の作成から送付まで。
AIとRPAで、一連の作業を効率化します。

居宅療養管理指導書の作成・送付には、カルテの確認、文章の入力、PDFの出力、連携先への送付など、複数の作業が必要です。MedSyncでは、AIによる下書き作成とRPAによる自動操作を組み合わせ、これらの業務を支援しています。

医師が文書の内容を確認・修正する工程を設けたうえで、情報の取得や入力、送付などの操作を自動化します。本記事では、クリニックでの導入事例に基づき、作業の変化、導入までの流れ、ほかの業務への展開方法をご紹介します。

1．作成・送付は、どのように変わるのでしょうか

MedSyncのAIサービス「M-Automate」がカルテの記録を整理して下書きを作成し、RPAが画面操作や入力、送付を担当します。RPAとは、パソコン上の定型的な操作を、あらかじめ決めた手順で自動実行する仕組みです。

RPAが取得した当日の診療記録をもとに、M-Automateが指導書の各項目に沿って文章をまとめます。医師が内容を確認・修正したあと、RPAが所定の欄への入力やPDFの出力を行い、送付先に合わせて情報連携ツールやFAXで届けます。

これにより、担当者が複数の画面を開いて繰り返していた操作を減らせます。文章を作る部分だけでなく、確認後の送付や控えの保存までを含めて支援できることが、AIとRPAを組み合わせた業務支援の特徴です。

情報の取得と下書きの作成は、指定した時刻にまとめて実行できます。例えば、診療後に下書きまで作成し、翌朝に医師が確認するなど、院内の業務に合わせて運用を設計します。

2．ご相談から導入までは、このように進めます

導入にあたっては、現在の手順を伺い、自動化する範囲と期待できる効果を整理します。MedSyncが、業務の確認から開発、動作の検証、導入後の保守・改善まで対応します。

電子カルテや書類の様式、作成件数、送付方法は、施設ごとに異なります。現在の電子カルテを使いながら導入できる場合もあるため、まずは実際の画面操作や院内ネットワークの環境を確認します。

開発前に作業時間の削減や費用対効果の見込みをお伝えし、導入後は実際の作業時間を確認します。ご担当者に操作方法をご説明し、日常の確認と、保守・改善が必要になった場合の対応を整理したうえで運用を始めます。

3．導入した仕組みを、ほかの業務にも広げられます

居宅療養管理指導書の作成・送付から始めたあとも、導入したAIとRPAの仕組みを活用できます。対象業務に合わせてロボットの処理を追加し、AIへの指示や書類の様式を調整することで、支援する業務を段階的に広げられます。

対応業務は、書類作成だけにとどまりません。記録・データの整理、確認対象の抽出や通知、請求・経営管理にも広げられます。クリニックや訪問看護ステーションでの業務に加え、病院での退院支援や入院患者に関する業務にも対応しています。

例えば、居宅療養管理指導書の次に訪問看護指示書や在宅療養計画書を対象にする場合、当日の記録から1か月分のカルテへと参照範囲を変え、書類に合わせてAIへの指示とRPAの入力操作を調整します。さらに、データ提出のための集計や確認対象の通知など、文章作成とは異なる業務にも活用を広げられます。

新しい業務への展開には、対象となるシステムや院内のルールの確認、追加の開発・調整が必要です。導入後に優先度の高い業務を一つずつ検討し、院内で活用できる範囲を広げていきます。詳しくは、M-Automateの対応業務一覧をご覧ください。

4．クリニックでの導入事例では、作業時間が短縮されました

MedSyncが支援したクリニックでは、居宅療養管理指導書の作成から情報連携ツールへのアップロード、FAX送信までの処理を毎日実行しています。医療事務の担当者への聞き取りに基づく、作成・送付にかかる月間作業時間の推定値は次のとおりです。

この事例では、カルテからの情報取得、書類への入力、PDF出力、送付といった操作を自動化することで、作業時間の短縮につながりました。医師による内容の確認・修正と、送信できなかった場合の対応は、導入後も人が行っています。

また、医療事務の担当者からは、送付が遅れがちだった書類を、その日のうちに届けられるようになったとの声も寄せられています。作成から送付までを一連の流れとして見直すことで、書類を届けるまでの滞りを減らすことにもつながっています。

効果は、作成件数、送付先の構成、電子カルテの画面、院内の確認手順によって異なります。MedSyncでは、それぞれの施設の業務を確認し、どの工程で時間の削減を見込めるかを整理します。導入事例のページでも、業務の変化をご紹介しています。

5．導入・運用にあたって確認しておきたいこと

医療情報を扱う業務として、文書の確認、情報の管理、処理結果の確認を運用に組み込みます。自動化する範囲と、人が担う仕事を、導入前に明確にしておきます。

居宅療養管理指導書の作成・送付を自動化しても、制度上必要な情報提供や指導・助言、記録の保存などは、引き続き適切に行う必要があります。算定要件や様式の確認には、厚生労働省の通知と別紙様式1（医師用・Word）をご参照ください。

6．サービスや導入について、さらに詳しく

RPAの仕組みや、ほかの業務への活用方法については、次の記事とサービス紹介でも解説しています。

7．気になる作業があれば、お気軽にご相談ください

「居宅療養管理指導書を、もっとスムーズに届けたい」「ほかの書類や集計にも使ってみたい」。そんなご相談をお待ちしています。記事でご紹介した業務以外にも、文書作成や日々の作業を幅広くお手伝いできます。

まずは一つの作業からでも、院内の業務をまとめて見直したい場合でも大丈夫です。今お使いのカルテや普段の手順を伺いながら、無理なく取り入れられる方法を一緒に考えます。「こんなことはできる？」という段階から、お気軽にお声がけください。

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本記事は、株式会社MedSyncがクリニックでの導入事例に基づいて作成しました。サービスの対応状況は2026年9月時点のものです。