訪問診療クリニックのRPA×AI導入事例｜RPA導入から1年間で起こる変化

書類の作成や転記に、日々多くの時間を費やしている。RPAやAIで自動化できると聞くけれど、実際に何ができて、導入するとどう変わるのかはわからない。そう感じている訪問診療クリニックの方に向けた記事です。

この記事は、医療機関のRPAとAIの導入を支援している、私たち株式会社MedSync（メドシンク）がお届けします。前半では、私たちが自動化に使っているRPAとAIのしくみを、クリニックの業務に当てはめてご説明します。後半では、MedSyncの支援でRPAとAIを取り入れた、あるクリニックの1年をご紹介します。

MedSyncの別の導入先では、居宅療養管理指導書の作成から送付までが、月約40時間から約4時間になった例もあります。

※導入先の1施設での聞き取りに基づく推定値。効果は訪問件数・運用体制により異なります。

調査基準日：2026年10月28日。サービスの内容と数値は、同日時点のMedSyncのサービスページと、導入を担当する社員への聞き取りにもとづいています。

RPAとAI、それぞれの役割

RPAとAIは、得意なことが違います。2つを組み合わせると、記録を集めるところから書類を届けるところまでを、一連の流れとして効率化できます。

RPAとAIの違い

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

決まった手順の操作を、人の代わりに繰り返す

• 電子カルテを開いて記録を探す
• 別の画面に書き写す
• PDFにして送る

「ロボット」と呼びますが、形のある機械ではなく、パソコンの中で動くソフトウェアです。

AI（MedSyncの「M-Automate」）

文章を読み取り、要約して、下書きを作成する

• カルテの記録を読み取る
• 書類に必要な内容を要約する
• 書類の下書きを作成する

RPAが苦手な、文章を読んでまとめる部分を受け持ちます。

居宅療養管理指導書の場合、分担は次のとおりです。

居宅療養管理指導書を作って届けるまでの分担

STEP 1

RPA

当日のカルテから、必要な記録を取り出す

STEP 2

AI（M-Automate）

カルテの記録を読み取って要約し、書類の下書きを作成する

STEP 3

RPA

入力、PDF出力、送付、控えの保存を行う

※居宅療養管理指導書の例です。対象の書類や院内の手順によって、分担は変わります。

MedSyncは、オープン株式会社のRPAツール「BizRobo!」の正規代理店です。ロボットはBizRobo!で開発し、AIの部分にはMedSyncのAIサービス「M-Automate」を使います。M-Automateは、MedSyncの医療機関向けAIプラットフォーム「MS-AI」のサービスの一つです。

自動化できるのは、どんな作業？

クリニックの業務のうち、自動化に向いているのは、毎回同じ手順で進む作業です。AIを組み合わせると、カルテの記録を要約して書類の下書きを作るところまで、対象を広げられます。訪問診療のクリニックでいえば、たとえば次のような作業です。

作業の種類	例
書類を作る	居宅療養管理指導書、訪問看護指示書、診療情報提供書など、書く項目が決まっている定型的な書類
集計する	クリニックの売上の集計と報告、データ提出加算にかかわる作業
転記・送付する	カルテからの転記、PDF化、送付、控えの保存

いま時間のかかっている作業を一つ思い浮かべて、次の項目に当てはまるか、確かめてみてください。当てはまる数が多いほど、自動化に向いている作業です。

この作業は、自動化に向いているか

• 書く項目が、様式で決まっている
• 書くための情報が、電子カルテに記録されている
• 件数が多く、繰り返し発生する
• 転記、印刷、PDF化、送付など、手作業の手順が多い
• 作り方の決まりがそろっていて、人によって変わらない
• 送り先と送り方が決まっている

当てはまる数：／6

※チェックの状態は保存されません。目安です。実際に自動化できるかは、電子カルテや院内の手順を確かめたうえで判断します。

医療機関で自動化できる業務の例は、「RPAとは？医療機関で自動化できる業務と導入のポイント」でもご紹介しています。

導入事例：あるクリニックの1年

ここからは、MedSyncの支援でRPAとAIを積極的に取り入れた、あるクリニックの1年をご紹介します。

あるクリニックの1年

1. 1か月目｜トライアル

   ロボット1本

   定型的な書類を作るロボットを1本完成させ、実際に動くところを見て、続けるかどうかを決めました。

2. 3〜4か月目まで｜導入初期

   ロボット3〜4本

   居宅療養管理指導書、訪問看護指示書、診療情報提供書など、定型的な書類のロボットをそろえました。

3. 1年後

   大小あわせて約10の業務

   書類に続いて、売上の集計と報告や、データ提出加算にかかわる作業も自動化しました。

※あるクリニックの例です。進み方は、対象業務や院内の体制によって異なります。

1か月目：トライアルで、ロボットを1本作る

最初の1か月は、実際の業務でロボットを動かしてみるトライアルの期間です。クリニックの業務に合わせて、定型的な書類を作るロボットを1本完成させました。

文書ができあがるところを確認してから判断できるのが、トライアルのよいところです。題材には、居宅療養管理指導書や訪問看護指示書を選ぶことが多くあります。

3〜4か月目まで：書類のロボットを3〜4本そろえる

続けると決めたあとは、書類を作るロボットを3〜4本に増やしました。作ったのは、居宅療養管理指導書、訪問看護指示書、診療情報提供書などです。

こうした書類から始めたのには、2つの理由があります。

最初の数本には、件数が多く、手順が決まっていて、効果が見込める書類を選びます。効果が出やすい業務から始めるので、早いうちから変化を実感しやすくなります。

3〜4本がそろうと、毎月決まって発生する書類作業のうち、人が手作業で行う部分が減っていきます。導入にかけた費用と効果を比べられるようになるのも、このころです。どこまで変わるかは、ロボットの内容や件数によって異なります。

1年後：大小あわせて約10の業務を自動化

書類のロボットに続いて増やしたのは、集計の作業です。クリニックの売上の集計と報告や、データ提出加算にかかわる作業がこれにあたります。

ロボットに任せる作業、人に残る作業

導入の途中でぶつかりやすい壁と、越え方

RPAとAIを取り入れると、毎日の業務の手順が変わります。はじめのうちは、戸惑いを感じる職員の方もいます。

戸惑いが和らぐのは、ロボットのことを職員の皆さんがしっかり理解できたときです。特に大事なのは、次の2つです。

この2つが見えると、安心してロボットに任せられるようになります。私たちは、次のような進め方をおすすめしています。

戸惑いを和らげるための進め方

• 何をするロボットかを、最初に共有するロボットが受け持つ作業と、人が行う作業の境目を、導入の前に伝えます。My BizRobo!（BizRobo!の利用者向けサイト）の説明会用の資料で、短い説明会を開くのも一つの方法です。
• 動くところを、実際に見てもらう最初の1本ができたら、ロボットが動く様子を見てもらいます。資料を配るだけでなく、顔を合わせて話し、疑問にはその場で答えます。
• 少しずつ慣れていく操作は、My BizRobo!の学習動画や、MedSyncのサポートを使って覚えていけます。

導入後の2つの進め方

最初のロボットが動きはじめたあとの進め方は、2つあります。基本は、ロボットの開発を私たちに任せていただく方法です。クリニックの中でロボットを作れるようにしていくこともできます。

2つの進め方の違い

MedSyncに任せる（基本）自分たちで作れるようにする

MedSyncに任せる（基本）

向いているクリニック

IT担当の方を置きにくいクリニックや、診療と事務の業務が立て込んでいるクリニック

クリニックで担うこと

日々の実行と結果の確認に加えて、封入や郵送、紙の資料の取り込みなど、人が手を動かすしかない作業

私たちが担うこと

業務の確認から、ロボットの設計・開発、導入後の保守・改善まで。ご希望に応じて、自動化する業務を広げていけます

自分たちで作れるようにする

向いているクリニック

パソコンの操作に慣れた職員の方がいて、自動化する業務を自分たちのペースで増やしたいクリニック

クリニックで担うこと

日々の実行と結果の確認。最初の数本のあとは、ロボットの開発もクリニックが中心になって進めます

私たちが担うこと

最初の数本のロボットの開発。それ以降は、月ごとに時間を決めたサポート（月3〜5時間など）で、作り方の相談に応じます

学ぶための材料

BizRobo!の利用者向けサイト「My BizRobo!」の学習動画や資料。RPAとの向き合い方から、実際のロボットの作り方まで学べます

※タブを押すと切り替わります。サポートの内容と時間は、ご契約によって異なります。

どちらの進め方でも、次のことは、MedSyncとの保守・改善の契約で私たちが承ります。

※対応の内容と範囲は、ご契約の保守・改善の内容によって異なります。

支援の内容は、「RPA導入・運用支援」と「M-Automate」のページでご紹介しています。

よくあるご質問

まとめ

いかがでしたか。この記事では、RPAとAIのしくみと、実際に導入したクリニックで1年の間にどんな変化があったのかをご紹介しました。

「うちのクリニックでは、どの業務から始められるだろう」と思われたら、お気軽にMedSyncへご相談ください。